Renovaciones y servicios registrales

Una vez reciba la contraseña segura recuerde que debe confirmar la solicitud de creación del usuario virtual.

En caso de que su matrícula mercantil (o inscripción en caso de entidades sin ánimo de lucro), se encuentre en ESTADO INACTIVA, (por tener tres (3) o más años sin haber renovado o haber efectuado alguna inscripción), por favor comuníquese al (+57)(608) 8713666 opción 1+1 o escríbanos al correo pqr@cchuila.org para verificar la viabilidad de la activación una vez validemos que el solicitante es el titular del registro, el representante legal, administrador, miembro directivo, revisor fiscal o socio (en sociedades de personas).

Para liquidar la renovación de matrícula debe reportar el valor de los activos totales reales con corte del 31 de diciembre del año inmediatamente anterior. En caso de estar renovando con activos inferiores o iguales a los reportados en su última renovación, es necesario que adjunte, en formato PDF, copia de los estados financieros o certificación de contador en donde se acredite esta información financiera. Tenga en cuenta que el sistema le habilitará el firmado electrónico hasta que detecte que se cargó uno de los soportes mencionados.

Recuerde que, si tiene Registro Nacional de Turismo, es de suma importancia que el número de empleados reportados en el formulario del registro mercantil sea el mismo reportado en el RNT.

Tenga en cuenta que, en el trámite de renovación al diligenciar el formulario, podrá actualizar los datos del registro mercantil (o inscripción tratándose de entidades sin ánimo de lucro) y es por tal motivo que debe observar lo siguiente:

• En caso de tener una actividad de alto impacto (5630 expendio de licores para consumo en establecimiento y 9609 solo si se trata de servicios sexuales) y modifique los datos de ubicación del empresario o el nombre del establecimiento y sus datos de ubicación, deberá aportar el certificado de uso de suelo expedido por la autoridad competente donde conste que dicha actividad es permitida
• Recuerde que también deberá aportar el certificado de uso del suelo en caso que desee modificar o agregar una actividad de alto impacto. (5630,9609 solo si se trata de servicios sexuales)-Si le fue impuesta una multa por infracciones al código de policía, y han trascurrido seis meses desde la fecha de imposición, para proceder con la renovación deberá aportar el documento donde conste que se encuentre a paz y salvo (recibo de pago, resolución, etc) a menos que el Registro Nacional de Medidas Correctivas refleje la novedad de exoneración, pago, levantamiento, terminación del proceso etc.

Lo anterior de conformidad con el Código nacional de policía y convivencia ciudadana en su artículo 85 y 183.

Solo cuando se trate de comerciantes personas naturales y personas jurídicas como sociedades y empresas unipersonales, beneficiarios de la ley 1780 (ley de emprendimiento juvenil), de conformidad con el decreto 639 del 2017 debe tener en cuenta lo siguiente:

• Condiciones para conservar el beneficio. Para efecto de conservar el beneficio previsto en el artículo 3 de la Ley 1780 de 2016, las personas naturales y jurídicas que conformen pequeñas empresas jóvenes, deberán mantener los requisitos previstos en el artículo 2.2.2.41.5.2 del presente Decreto.
• En el caso de personas jurídicas, para la renovación de la matricula mercantil, se deberá presentar certificación o constancia expedida por el representante legal y/o revisor fiscal de la pequeña empresa joven, donde se acredite que el o los socios entre 18 y 35 años, representan como mínimo la mitad más uno de las cuotas, acciones o participaciones de su capital.

Si desea conservar el beneficio de descuento por el primer año de renovación, al momento de realizar la solicitud de la renovación de la matricula mercantil, la persona natural o jurídica, directamente o por intermedio de su representante legal deberá declarar:

A) Relación de trabajadores vinculados directamente con la empresa, si los tuviere, indicando el nombre e identificación de los mismos.

B) Que la empresa ha realizado los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y demás contribuciones de nómina, en caso de estar obligada a ello, y ha cumplido con sus obligaciones oportunamente en materia tributaria.

Para la acreditación de estos requisitos podrá hacer uso del formato que hemos habilitado, haciendo clic en el siguiente vinculo: formato de ley 1780 persona natural; formato de ley 1780 persona jurídica.

C) Presentar copia de los estados financieros debidamente firmados por el contador o revisor fiscal, según el caso, con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, los cuales deben estar completos (i estado de situación financiera ii estado de resultados iii respectivas notas contables.) bajo NIIF, sea persona natural o jurídica.

IMPORTANTE: En caso de no aportar la documentación ya mencionada esta entidad devolverá su solicitud mediante el requerimiento correspondiente y no asentará la renovación con descuento.

*De no contar con los documentos mencionados (en especial los estados financieros) y desee renovar de todas maneras, deberá señalar en el formulario que no cumple con los requisitos de la ley 1780 de 2016, caso en el cual deberá sufragar la tarifa completa sin descuento alguno.

No olvide que al momento de renovar su matrícula mercantil (o inscripción en caso de ESADL) y contar con el registro único de proponente debe existir coherencia entre la información financiera reportada en el registro mercantil/ESAL y la reportada en RUP; de no ser así habría lugar a devolver el trámite de renovación o inscripción en el RUP que éste realizando por no existir dicha coherencia.

Recuerde que en caso de contar con establecimiento de comercio también deberá diligenciar el formulario correspondiente, en donde podrá actualizar los datos de dicha matricula.

Una vez haya diligenciado los formularios correspondientes deberá firmarlos electrónicamente, para ello el sistema le solicitará que digite la contraseña segura la cual es la misma con la que ingresó al sistema.

Solo hasta cuando haya firmado el trámite, el sistema le habilitará el botón de pago no presencial, donde podrá realizar el pago escogiendo unas de las siguientes opciones:

• Pago con sistema tu compra (PSE)una vez el banco acredita el pago de la transacción, en un tiempo máximo de 15 minutos se verá reflejada la renovación de la matricula mercantil.
• Pago con volante en banco: El pago se verá reflejado dependiendo el canal de pago elegido:
  -Bancolombia(Oficinas y/o corresponsales bancarios): Máximo dentro las 6 horas hábiles siguientes al pago.
  -Colpatria: Máximo dentro de las 24 horas siguientes al pago.
  -Bancompartir: Máximo dentro de las 48 horas siguientes al pago.

Para realizar el proceso registro de acceso a nuestro Sistema Integrado de Información, es importante que conozca nuestra Política de Tratamiento de la Información, así como la finalidad de la recolección de datos personales y de ésta manera conceda la autorización correspondiente, acceda a este documento aquí